Cómo buscar en Excel: trucos y fórmulas

Puede que tus tablas o libros de Excel se te hagan eternas, que lleves mucho tiempo escribiendo en una misma hoja o que lleves la contabilidad de tu casa desde hace meses. En ese caso, buscar un concepto concreto puede ser una tarea complicada en algunos casos, especialmente si no eres experto. De ahí que muchos s que usan esta aplicación utilicen diferentes funciones nativas del programa para que la búsqueda de palabras, datos… sea más rápida.

Si necesitamos revisar lo que hemos anotado de uno de nuestros empleados o repasar un gasto específico en casa o en la empresa en una tabla kilométrica y compleja, hacerlo a ojo nos costará un gran esfuerzo. Pero te explicamos trucos y fórmulas para buscar en Excel siempre que necesites.

Formas de búsqueda en Excel

Excel pone a nuestra disposición varias formas de búsqueda, en sus documentos de cálculo, para que podamos encontrar de forma y sencilla cualquier concepto que hayamos anotado sin tener que estar repasando una a una todas las filas y columnas de la tabla. No es únicamente un procedimiento, como decimos, ya que depende de lo que busquemos tenemos varios caminos para llegar al resultado final. Basta con aprender la fórmula y aprender a usarlas en cada caso.

Excel tiene más de un modo de búsqueda y no todos funcionan igual ni nos van a servir para encontrar el dato específico que buscamos, así que vamos a repasar todas las formas de búsqueda en la hoja de cálculo de Microsoft Office para que no tengas ningún problema a la hora de revisar tus cuentas.

Puede resultar un poco lioso si no estás familiarizado con Excel, pero te explicamos los distintos métodos con tablas de prueba (con datos ficticios) Ten en cuenta que estas formas de buscar en Excel son prácticas para tablas muy extensas con muchos datos y campos rellenados, no con documentos en los que apenas hay datos.

Como ocurre con todo en el programa, estas fórmulas y formas para buscar en Excel pueden asustar al principio. Pero una vez que se tienen dominadas, resultan unas herramientas perfectas para el uso diario de estas hojas de cálculo. Tanto para el hogar como para la empresa, estas utilidades de búsqueda son perfectas para ahorrar tiempo y evitar el cansancio de tener que estar buscando dato a dato en tablas gigantes llenas de números. Y nos vamos a asegurar que no hay errores que puedan producir algún perjuicio en las cuentas de nuestro trabajo o en la economía doméstica.

Indice + Coincidir

Esta combinación de funciones es similar a BUSCARV, pero es más flexible y permite realizar búsquedas en ambos sentidos (vertical y horizontal). Es una combinación de dos funciones en Excel que se usan juntas para realizar búsquedas en una hoja de cálculo. La función Indice se utiliza para devolver el valor de una celda en una matriz o tabla basado en una fila y columna específicas, mientras que la función Coincidir se usa para buscar un valor específico en una columna y devolver la posición en la fila. Al combinar estas dos funciones, podemos buscar un valor específico en una hoja de cálculo y devolver un valor específico de la misma fila.

Esta función también es más precisa, ya que no requiere que la columna que contiene el valor de búsqueda esté a la izquierda de la columna que contiene el valor devuelto.

Si utilizamos la función índice y la combinamos con Coincidir podemos indicar una lista manual con algunas de las provincias de las que queramos mostrar algunos datos concretos, y mostrarlos en la celda de su derecha. De tal manera que si utilizamos =INDICE(C3:C8,COINCIDIR(B12,B3:B8,0)0) donde C3:C8 son los datos de población en los que queremos buscar y la celda B12 de la función COINCIDIR es el nombre de la población que nos interesa, así obtendremos directamente la población del municipio elegido.

CTLR + F

Al presionar las teclas Ctrl y F en el teclado, se abre un cuadro de búsqueda en el que puedes ingresar el valor que deseas buscar. Excel buscará el valor en la hoja de cálculo y resaltará todas las coincidencias en la hoja. También puedes usar esta función para buscar y reemplazar valores en una hoja de cálculo. La búsqueda con Ctrl + F es útil si tienes una hoja de cálculo grande y necesitas encontrar rápidamente un valor específico sin tener que recorrer toda la hoja manualmente.

Esta combinación sirve para buscar valores específicos en una hoja de cálculo. Es la forma más básica de buscar datos en cualquier navegador, archivo de texto o fórmulas. Sin embargo, si el archivo contiene muchas filas o columnas, la búsqueda puede ser liosa.

Dentro del cuadro Buscar, puedes escribir el texto o los números que quieras. Aunque, también tienes la opción de seleccionar la fecha del cuadro Buscar y posteriormente elegir el elemento de búsqueda reciente de la lista. Tienes la opción de seleccionar Buscar todo o Buscar siguiente con el fin de encontrar lo que quieras. Y ya en las Opciones, tienes la oportunidad de definir todavía más la búsqueda si lo necesitas:

• Dentro de: esta opción te viene bien para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero. Tienes que seleccionar Hoja o Libro.
• Búsqueda: puedes elegir entre buscar Por filas (valor predeterminado) o Por columnas.
• Buscar en: te sirve para buscar datos con detalles específicos, seleccione Fórmulas, Valores, Notas o Comentarios.
• Coincidir mayúsculas y minúsculas: al elegir esta opción te sirve para buscar datos con distinción entre mayúsculas y minúsculas.
• Hacer coincidir todo el contenido de la celda: podrás usar esta pestaña si quieres buscar celdas que contengan solo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar.

Por otro lado, si quieres buscar texto o números, pero con un formato en particular, lo suyo es que elijas la opción Formato y luego selecciones Buscar formato dentro del cuadro de diálogo. Como sugerencia, lo mejor que puedes hacer es eliminar los criterios del cuadro Buscar y elegir un formato de celda específico a la hora de buscar celdas que coincidan con un formato en concreto.

Ctrl + B

Otro de los comandos que te pueden ser de gran ayuda dentro de esta aplicación de Microsoft es la opción de Ctrl + B. Un simple comando en el que solamente hay que pulsar dos teclas del teclado. Con esta combinación, Excel te permite realizar búsquedas. Esto se debe a que se abre una ventana emergente en la que se muestran dos alternativas ‘Buscar’ y ‘Reemplazar’. En este caso, la que te interesa es la primera alternativa.

Una vez en este cuadro de Buscar, se tiene la oportunidad de escribir la palabra que se quiere encontrar. Únicamente hay que escribirla y pulsar sobre el botón de ‘Buscar todos‘. De esta manera, a los segundos se mostrarán las líneas en las que aparece dicha palabra.

Además, se ofrecen diferentes opciones de configuración adicionales para afinar la búsqueda con esta función. Si pulsas en ‘Opciones‘, aparece: Dentro de (Hoja o Libro), Buscar (Por filas o por clumnas), Buscar (fórmulas, valores o comentarios), Coincidr mayúsculas y minúsculas, Coincidir con el contenido de toda la celda.

Otras fórmulas que pueden ser útiles

Hay que tener en cuenta que existen otras fórmulas de Excel que, si bien no realizan búsquedas según los parámetros que indiquemos, si nos pueden ayudar a encontrar información dispersa en las tablas. Por lo tanto, entre las diferentes alternativas que te pueden ser de utilidad, se encuentran las siguientes opciones:

SI

Esta fórmula es bastante conocida y una de las más usadas en Excel. Gracias a ella podemos devolver un resultado distinto siempre y cuando se cumpla una condición determinada. De esta manera se podría utilizar para buscar algo en concreto o parte de algo.

Debemos escribir =SI (condición, valor si la condición se cumple, valor si no se cumple).

SI.ERROR

En este caso esta fórmula devolverá un valor si existe algún tipo de error en el desarrollo de la operación. Con esta fórmula podremos evitar los errores #¡DIV/0! y similares.

Nos puede ser de ayuda para encontrar algo, combinando con alguna de las que ya hemos visto. Su mecánica es =SI.ERROR (operación, valor si hay un error).

CONTAR.SI

Gracias esta fórmula podremos contar un rango de celdas, cuando se cumplan una serie de requisitos. Algo que puede ayudar mucho cuando estamos buscando.

La fórmula se desarrolla de la siguiente manera =CONTAR.SI (rango de celdas, criterio)

Con todo lo que te hemos contado lograremos buscar de manera mucho más fácil en Excel, aplicando estas sencillas fórmulas y sabiendo en todo momento que es lo que estamos buscando.

Crear una fórmula de búsqueda

Además de los anteriores métodos que hay disponibles, la realidad es que en esta aplicación también podemos crear manualmente una fórmula de búsqueda con ayuda del Asistente para búsquedas, aunque esta opción solo es válida si estás trabajando con Microsoft Excel 2007. Esta versión de la hoja de cálculo dispones de un Asistente para búsquedas que nos permite crear la fórmula necesaria para realizar la búsqueda en función de los datos que contienen las filas y columnas de la hoja. Esto nos ayuda a encontrar unos valores determinado en una fila, por ejemplo, cuando disponemos de los datos de la columna y viceversa.

Seguiremos estos pasos para definir las búsquedas con el asistente:

• Hacemos clic en una celda del rango.
• Seleccionamos Fórmulas en la parte superior.
• Pulsamos en el grupo Soluciones y por último en Buscar.
• Seguimos las instrucciones del Asistente de búsqueda.

Es posible que el Asistente de búsquedas no se muestre como una opción disponible, en ese caso deberemos activarlo previamente:

• Pulsamos el botón Microsoft de la esquina superior izquierda.
• Pulsamos en el botón Opciones.
• Elegimos la sección Complementos.
• En la sección istrar iremos a Complementos de Excel y finalmente pulsaremos el botón Ir.
• En la lista de complementos disponibles tenemos que activar la casilla de verificación del Asistente para búsquedas.
• Confirmamos pulsando en Aceptar.