Cada día se reciben miles de millones de correos electrónicos en el mundo. En ocasiones, no basta con el nombre o la dirección de Gmail para identificar a una persona. Por eso, incluir una firma en los correos que mandas es tan importante, sobre todo en el entorno laboral. Si bien puedes escribir a mano tu nombre completo, tu puesto de trabajo y el nombre de la empresa manualmente, también puedes configurarlo para que todos tus emails lo añadan de manera automática. Esta función es especialmente relevante si el correo que usas en el trabajo no tiene un dominio corporativo. Es decir, cuando la dirección es [email protected] en lugar de, por ejemplo, xxxxx@nombredelacompañía.com.
Muchas personas se llaman como tú. No siempre van a reconocerte cuando envías un mensaje por Gmail. Incluso si has hablado con una persona por correo anteriormente, conviene dejar claro quién eres en todo momento. No obstante, presentarse de manera manual en todos los emails que mandes puede ser molesto y quitarte tiempo de otras tareas que tienes pendientes.
Posiblemente, si utilizas tu correo para temas personales, para hablar con familiares y poco más, no necesites echar mano de esta función. Tu madre o tu hermano no necesitan que añadas una firma para saber quién eres. Sin embargo, el entorno laboral, en el que mantenemos el o con clientes o personas con las que hablamos en un contexto más formal, la firma es un elemento clave para causar una buena impresión y generar confianza.
En la firma de Gmail u Outlook, puedes añadir tu nombre, apellidos, cargo en la empresa, logo, otras vías de o… Todos estos datos dan importancia a tu persona. Resultan útiles independientemente de si eres redactor de un medio, el responsable de publicidad de una empresa, o si trabajas en una agencia de comunicación. Sirven para que el receptor del mensaje sepa quién eres. Puedes configurar una firma para que se incluya automáticamente en todos los correos que envías.
Añadir una firma en Gmail desde el ordenador
Lo primero que debes hacer es abrir tu bandeja de entrada y después pulsar sobre el icono del engranaje en la esquina superior derecha, justo debajo de tu imagen de la cuenta de Google. Aquí, accederemos a los ajustes de Gmail y podremos configurar la firma pulsando en el botón Ver todos los ajustes. Una vez abierto el menú, pincha en Configuración para cargar la pestaña General de configuración, donde encontraremos la opción de la firma.
Cuando estés dentro haz scroll hacia abajo hasta el apartado Firma. En él verás un pequeño cuadro de texto con una serie de botones justo encima que te permiten configurar por completo la firma. Si no hay ninguna firma, verás que pone que no existe ninguna y puedes tocar el botón «Crear» tal y como ves en la captura de pantalla a continuación.
Además, también puedes colocar enlaces en las imágenes que insertes en la firma. Para hacerlo, selecciona la imagen con el ratón y después pincha sobre el icono de la cadena e introduce la URL a la que quieres que apunte el enlace. Así puedes colocar, por ejemplo, iconos de redes sociales y que solo con pinchar sobre ellos la persona acceda. De esta forma conseguirás tener una firma más bonita y también más corta, ya que con una imagen pequeña tendrás lo mismo que con el nombre completo en formato texto de la red social o web.
Añadir una firma en Gmail desde el móvil
Como suele ser habitual en estos casos, los procedimientos en el smartphone o tablet suelen ser más sencillos por el propio diseño de las aplicaciones. Cuando agregamos una firma desde el móvil, esta solo estará activa en el dispositivo. También debemos tener en cuenta que solo es posible agregar texto simple, no podremos añadir código HTML o imágenes como en el procedimiento desde el ordenador.
En Android
Cuando queremos editar la firma de nuestro correo en Gmail con un smartphone Android tenemos que hacer lo siguiente:
- Abrimos la aplicación de Gmail.
- Pulsamos en el botón menú de tres rayas horizontales en la esquina superior izquierda.
- Nos deslizamos hacia abajo hasta seleccionar Ajustes.
- Seleccionamos la cuenta de Gmail que queremos editar.
- Pulsamos en el botón Firma.
- Escribe el texto de la firma que quieres añadir.
- Pulsamos en Aceptar para guardar los cambios.
En iOS
La forma de editar la firma de nuestro correo electrónico en Gmail desde la aplicación oficial en un iPhone o iPad es parecida a como lo hemos hecho con el sistema operativo de Google. Instalaremos la aplicación, iniciaremos sesión con nuestro perfil y seguiremos estos pasos:
- Pulsamos en la tecla menú con tres rayas horizontales de la esquina superior izquierda.
- Nos deslizamos hasta abajo para pulsar en Ajustes.
- Elegimos la cuenta de correo de la que queremos editar la firma.
- Hacia la mitad de la pantalla, en la sección General, pulsamos sobre Ajustes de la firma.
- Activamos la casilla de verificación Firma para móviles.
- Aparece un nuevo campo vacío, rellenamos con el texto que queremos que aparezca en nuestra firma al final de cada correo que enviemos desde el dispositivo.
- Pulsamos en el icono para volver al menú, ubicado en la esquina superior izquierda.
Añadir una firma en Outlook
En caso de que tu cuenta de correo electrónico sea de Microsoft Outlook en lugar de Gmail, el proceso de crear una firma no dista mucho del ya mencionado. Aquí te detallamos los pasos que debes seguir para hacerlo y mostrarte como un auténtico profesional.
- Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
- Haz clic en el icono de la tuerca de ajustes para acceder a la configuración de la plataforma.
- Se desplegará una pestaña flotante con diversas acciones disponibles. Entre ellas, está la opción de «Redactar y responder», ubicado en la sección de «Correo».
- En ese apartado, Outlook te permitirá crear una firma. Lo que se verá es lo que añadas en el recuadro grande. La parte de «Editar nombre de firma», solo lo verás tú al seleccionarla en los emails.
- En la firma puedes añadir imágenes, cambiar el tipo de letra, añadir palabras en negrita, subrayadas, en cursiva o resaltadas en colores, y mucho más.
- Cuando hayas terminado, dale a guardar. Podrás configurarla para los mensajes nuevos o para respuestas o reenvíos.
Lo primero que harás será rellenar tu información, para lo cual el sistema te solicita datos como tu nombre, la posición que ocupas en la empresa, el nombre del negocio, el número de teléfono y otra información que de manera clásica suele venir en las tarjetas de visita. Cuando hayas acabado, tendrás que hacer clic en la opción Imágenes, donde se da la posibilidad de incluir tu propia foto o el logo de la empresa. Lo siguiente será entrar en el apartado Social y ahí rellenar los perfiles de redes sociales que quieras destacar.
Si no tienes claro qué estilo le quieres dar a tu firma, la propuesta que te hace WiseStamp es pulsar en Template para acceder a plantillas predefinidas. Algunas son gratuitas, mientras que las otras solo estarán disponibles en su versión de pago. También puedes editar más el diseño mediante la opción Design, por lo que se ponen en tus manos muchas posibilidades. Eso sí, para eliminar en tu firma el enlace a la herramienta, tendrás que hacer el pago de la suscripción.
