Cómo crear un calendario compartido entre varias personas

¿Cuántas veces has querido hacer un plan con tus amigos y no ha sido posible por no haber encontrado una fecha en común para todos ellos? ¿O con tu pareja? Este tipo de situaciones son muy habituales cuando queremos hacer planes conjuntos, pero no sabemos cómo tienen su agenda personal el resto de las perosnas con las que contamos para realizar este tipo de palnes.

Puede que lo hayas visto y que pienses que solo es útil para una empresa, para un grupo de trabajo… Nada más lejos de la realidad. Un calendario compartido tiene muchos usos y es mucho más sencillo de lo que puedes creer. Aunque la tendencia es pensar que es un complejo Excel lleno de casillas difíciles de organizar, hay opciones mucho más básicas y programas especializados que nos permiten personalizar con colores, con diferentes s, etc.

Cómo usar el Calendario de Google

El calendario de Google nos permite compartir calendario con cualquier persona. Es útil, por ejemplo, en caso de organizar reuniones o citas de trabajo pero también para compartir con la familia para saber cuándo tenéis citas del médico, partidos de fútbol, extraescolares… Es completamente gratuito y puede consultarse desde cualquier dispositivo con a Internet por lo que es cómodo, práctico y muy interesante. Otra de las ventajas del calendario de Google es que podrás tener tantos calendarios compartidos como quieras y sincronizados en un simple vistazo en el tuyo.

Crear una cuenta de Google

Sea lo que sea, crearlo es gratis y no tienes ningún límite de uso y sólo necesitarás tener una cuenta de Google y seguir unos pasos muy sencillos para hacerlo. Crear una cuenta de Google es totalmente gratuito por lo que apenas nos llevará unos minutos hacerla si es que no tenemos ya una. Para crear la cuenta, los pasos son muy sencillos

• Abre la página de inicio de sesión de Google
• Toca en la opción “Crear cuenta”
• Elige “Para mí”
• Rellena los datos: nombre, apellidos, nombre de y contraseña
• Toca en “Siguiente”
• Añade y verifica un número de teléfono
• Completa la configuración y créala

Una vez que la tengas, ya podrás acceder a ella para crear el calendario siguiendo los pasos.

Crear un calendario

Google Calendar no es la única opción aunque probablemente sí la más recomendada porque todos tenemos cuenta o podemos crearla en un minuto: cualquiera con un teléfono Android podrá tener sin instalar ninguna aplicación más, sin crear ninguna cuenta extra. Además, permite el desde cualquier dispositivo y siempre estará sincronizado sin necesidad de instalar nada extra: desde el teléfono móvil, ordenador, tablet, etc. Google Calendar viene instalado por defecto en teléfonos con Android así que es la opción más recomendable.

• Inicia sesión en tu cuenta de Google
• Abre Google Calendar
• En la parte derecha, elige y ve al apartado de “Ajustes”
• Abre la opción de “Añadir calendario”
• Elige “Crear calendario”
• Haz clic en el nuevo calendario
  • Añade un nombre
  • Escribe una descripción
  • Elige una zona horaria
  • Decide quién es el propietario y añade el email
• Confirma con el botón “Crear calendario”

Compartir calendario

Una vez que hayas seguido estos pasos ya estará el calendario creado automáticamente y podrás encontrarlo en el apartado izquierdo de tus calendarios. Cuando ya esté creado tendrás que configurarlo para compartirlo entre todos.

• Abre tus calendarios de Google
• Selecciona en el menú izquierdo el calendario que has creado
• Pulsa en los tres puntos junto al nombre
• Elige la opción “Configurar y compartir”

Desde este apartado podrás compartirlo con determinadas personas o compartir públicamente creando un enlace para enviarlo a tus os, por ejemplo.

• Ve a “Compartir con determinadas personas”
• Pulsa en el botón +Añadir personas
• Introduce su correo electrónico o el nombre si está en tu agenda
• Elige las opciones y permisos que tendrá
  • Ver solo libre/ocupado
  • Ver todos los detalles de los eventos
  • Hacer cambios en eventos
  • Hacer cambios y gestionar el uso compartido
• Pulsa sobre “Enviar” para enviar la invitación al calendario
• Una vez que esa persona acepte, podrá editar o ver los eventos

Ten en cuenta que es importante que vigiles los permisos que tienen las personas que añades ya que podrán crear o modificar eventos, podrán borrar eventos que tú tengas (de forma voluntaria o accidental) y podrán compartir tu calendario con otros.

A partir de este momento, cualquier cambio que realicemos en el calendario añadiendo una tarea, cambiando alguna de las que están presentes o, incluso, eliminándolas se quedarán regisradas en el calendario de los otras. Por lo que siempre tendremos las garantías de que toda las personas con las que compartimos el calendario estarán actualizadas sobre todos los planes que tengamos en mente con las mismas.

Compartir con personas que no tienen Google Calendar

Si la persona que quieres que vea el calendario no tiene Google Calendar, será complicado que lo compartas para que edite o añada nuevas opciones. En este caso no te quedará más remedio que mostrar el calendario como público y podrán ver los eventos. Los calendarios públicos se pueden encontrar en tu web, por ejemplo, y permite tener una visión sobre los eventos o las citas disponibles. También puede uno suscribirse a un calendario público y consultarlo en Google Calendar. Por ejemplo, es útil en caso de que tengas una agencia de eventos culturales o de rutas turísticas y quieras que tus clientes sepan cuándo hay una que les puede interesar. Las personas podrán consultar bien todos los detalles de los eventos (en este último caso) o bien si hay citas disponibles o huecos (si, por ejemplo, eres médico)

Para poner el calendario público tendrás que hacerlo desde el ordenador:

• Abre Google Calendar e inicia sesión con tu y contraseña
• Elige el calendario que quieras desde el menú de la izquierda
• Pulsa en configuración
• Ve a “permisos de ”
• Marca la opción que indica “Compartir públicamente”
• Elige si quieres que se vean los detalles de eventos o sólo libre/ocupado

En este caso, es posible que experimentemos algún fallo de sincronización en momentos puntuales, puesto que los cambios no siempre se registran al momento. No obstante, no te preocupes. En cuestión de segundos todos los participantes en el calendario podrán hacer uso del mismo sin ningún problema. Siendo una opción tan interesante como cualquiera del resto que ya hemos mencionado.

Dejar de compartir

Una vez que ya no quieras que alguien acceda, pues dejar de compartir tu calendario siguiendo unos pasos muy sencillos y negando el a esas personas.

• Abre Google Calendar
• Busca el calendario que sea en la sección Mis calendarios
• Pulsa en los tres puntos sobre el nombre de dicho calendario
• Elige la opción de Configurar y compartir
• Ve a la opción de Compartir con personas concretas
• Ve junto al nombre o el email de la persona
• Pulsa en “Dejar de compartir” junto a su nombre

Ya no podrá ver ese calendario la persona a la que has bloqueado el permiso. Otra opción es que desactives la casilla de Compartir públicamente si tu calendario era público hasta el momento y bastaba con tener un enlace para poder consultarlo.

Los pasos que debes seguir son:

• Abre Google Calendar
• Elige tu calendario compartido en el menú de la izquierda
• Pulsa en Configurar y compartir en los tres puntos
• Ve a Permisos de
• Desactiva la casilla de Compartir públicamente
• Dejarán de tener todos los que no estén invitados

A partir de ese momento, el calendario ya no estará disponible y no tendremos que estar pendientes de que si una persona que no queremos que esté al tanto de nuestros movimientos pueda acceder al mismo. Desde el mismo momento en el que se restringe el , el calendario dará a cualquier persona que no cuenta con la autorización pertinente.

Personalizar

Podréis elegir diferentes colores según el evento o según la persona que lo haya incluido o según el tipo de evento que sea. Simplemente dale a “Crear” en la parte izquierda del calendario y añade el evento que quieras. En la página de añadir detalles del evento puedes elegir fecha, horario y “todo el día” o no. También puedes elegir si quieres que haya o no una notificación y puedes marcar el color del evento. Cuando hayas terminado, toca en “Guardar”.

Eso sí, en la parte derecha del calendario puedes elegir si los invitados pueden editar el evento, pueden invitar a otros. Así podrás controlar quién ve el evento y quién no. Además de que no es la única personalización o edición que puedes llevar a cabo desde Google Calendar. También está disponible la pestaña de editar el nombre de tu calendario: debes entrar en el apartado de Mis calendarios, buscar el que quieres modificar > Opciones > Configuración y uso compartido. En el cuadro de la parte superior podrás elegir otro nombre.

Aplicaciones y programas para calendarios

Más allá de Google, hay aplicaciones específicas que nos permiten crear calendarios compartidos bien con nuestra empresa, nuestros clientes, nuestra familia… Aunque Google es la más cómoda, no es la única que puedes utilizar y para ambientes de trabajo hay otras alternativas recomendadas.

Trello

Trello es una de las aplicaciones más populares para los que buscan productividad y organización. Una de las más imprescindibles herramientas para teletrabajar o para organizar las actividades diarias, simplemente. Con esta excelente herramienta de gestión podrás organizar cualquier tipo de tarea de forma muy flexible.

Funciona especialmente en equipos y podemos poner tareas, reuniones, proyectos. Además, puedes añadir fechas de vencimiento en algunas tareas, hacer un seguimiento, asignar, debatir. Trello se basa en el «método Kanban» en el cual se emplean tres categorías distintas: «Do», «Doing», «Done», que traduciéndolo al español sería similar a tareas pendientes, en proceso y finalizadas. Esto te permitirá saber en qué punto se encuentra cada proyecto y podrás modificarlas en función de su estado. Su versión gratuita es verdaderamente completa y dispone de las funcionalidades necesarias para organizar el día a día.

Además, se trata de una herramienta simple, cómoda e intuitiva que puede manejarse desde el minuto uno sin necesidad de formación previa, pues es apta para todo tipo de s. Entre sus grandes ventajas, también permite el etiquetado por colores para organizar visualmente las tareas o marcar las más destacadas, publicar tableros privados o públicos así como una confidencialidad absoluta de tus datos, ya que se realizan copias de seguridad cifradas. Sin duda, una de las más completas y con todo tipo de facilidades para trabajar en equipo.

Para poder utilizar Trello, primero tendrás que registrarte. Para ello, simplemente deberás acceder a la página web de Trello y, a continuación, hacer clic en la opción «registrarse». Esta opción no tiene ningún tipo de coste, y lo único que te pedirá el portal es que añadas tu correo electrónico, tu y una contraseña de . Finalmente, solo tendrás que hacer clic en la opción «crear nueva cuenta».

TimeTree

TimeTree es un calendario muy interesante enfocado para toda nuestra vida, laboral o personal. Básicamente nos permite crear un calendario compartido con las personas que queramos en una aplicación colaborativa en la que podremos poner horarios, reuniones de trabajo, reuniones del colegio, extraescolares, exámenes, fiestas de cumpleaños o incluso hacer una lista de la compra colaborativa para que cada uno apunte qué necesita. Está pensado para parejas, para familias, para el trabajo, para el colegio.

Podrás tener en un simple vistazo todas las citas y puedes descargar la aplicación para iOS o para Android. Hay que tener en cuenta que tiene tanto opción gratuita como de pago. La alternativa Free tiene una serie de limitaciones. Por ejemplo, aunque sí se dispone de las funciones de calendario, no hay soporte dedicado y también se verán anuncios. Por lo que estos son los grandes cambios que se pueden apreciar de la versión gratuita con la opción de pago que tiene TimeTree.

TeamUp

TeamUp es muy similar a las anteriores: te permite crear un calendario compartido para equipos y utilizarlo a través de Android o iOS o bien accediendo a tu cuenta en la web. Podrás crear horarios, compartir eventos, tener un control de todas las citas y promete una comunicación fluida y eficiente gracias a emails, hojas de Excel, etc.

No sólo está enfocado para empresas sino también podrás tener calendarios de tu equipo de fútbol o citas para entrenar, concentraciones, etc. También puede usarse para el colegio o para tu academia con exámenes, pruebas orales, trabajos, etc. Es muy útil aunque la versión requiere pago. En caso de no querer pagar, puedes usarlo de forma gratuita sin ningún problema para pequeños equipos de trabajo.

Wimi

Wimi es una de las mejores herramientas que pueden usar empresas o autónomos, sean grandes empresas o PYMEs. Una alternativa a Slack pero también una forma cómoda de crear un calendario compartido para poder sincronizar todas las tareas entre todos los del equipo. Puedes poner en o a todos los s y permite almacenar documentos en la nube con sincronización entre todos. Hay una versión gratuita y versión de pago según las herramientas que necesites.

En este caso, el software es compatible con casi cualquier dispositivo: puedes usarlo en Android, en iOS, en Windows, en Mac o con versión Web. Además, es compatible también con otras herramientas como Skype, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive… En cualquier caso, te permite compartir agendas con otros s de manera online. Por lo que, para cada proyecto que tengas, tendrás la opción de compartir dicha agenda. Así contarás con una mayor flexibilidad y, sobre todo, disfrutarás de un calendario compartido fácil de usar.

Dommuss

Tiene una aplicación para iOS y Android y es similar a Google pero más fácil de utilizar porque tiene un código de colores que permite saber qué persona se ve afectada por cada evento que haya en el calendario de todos los que lo comparten. Es muy práctico porque se adapta a lo que necesitemos o cómo nos resulta más cómodo: con una vista de mes o vista por semana.

Podemos apuntar todo tipo de eventos: eventos a una hora concreta como puede ser una cita con el dentista o un partido de fútbol… pero también eventos de un día entero como puede ser un viaje que vaya a afectar a varios del calendario y que os mantenga todo el día fuera. Y no solo podemos crear algo puntual sino que da la opción de eventos recurrentes: algo que debéis hacer una vez al mes, una vez a la semana o una vez al año como pueden ser cumpleaños de personas importantes o reuniones con la empresa todos los lunes o el pago del alquiler que debes hacer un día concreto de cada mes. Y puedes poner una alarma para que te avise con antelación para que eso no se te olvide: treinta minutos antes, dos horas, una hora…

Descargar QR-Code

Dommuss: organización familiar

Podemos compartir el calendario con quien quieras y sincronizarlo con otros que usemos habitualmente así que tendremos todo en un único vistazo. Y en los eventos podemos añadir direcciones para saber dónde está el lugar al que queremos ir, por ejemplo, o podemos añadir notas que añadan más información sobre ese lugar. Por ejemplo, si tienes que llevar algo concreto a un cumpleaños o si hay algún detalle relevante para el resto de .

Es cómodo, es fácil, es gratuito y podemos usarlo desde el ordenador o apps.