Cómo pasar de Word a una hoja de cálculo de Excel

Los documentos Excel son ideales para organizar datos de forma estructurada, para analizarlos de forma más sencilla en caso de que sea necesario. En alguna ocasión, puede resultar eficaz transformar un archivo Word a este formato y lo cierto es que hay programas y webs que lo permiten. Si bien no todos los s lo necesitan, en según que trabajos es más habitual y frecuente de lo que nos lo parece.

Si estás leyendo estas líneas, seguro que te has encontrado con esta necesidad y por eso vamos a mostrar cómo hacerlo de diferentes maneras. Más que nada, porque existen diferentes métodos que podemos llevar a la práctica con el objetivo de convertir un documento Word a Excel.

Cómo convertir documentos a Excel

Si lo que deseamos es hacer la conversión de la información, existen varias formas de convertir un Word a Excel. En el caso de que tengamos una tabla con información o datos en Word y queramos convertirlo a una hoja de Excel es posible hacerlo copiando y pegando los datos de un lado a otro, mientras que también es posible exportar e importar todos los datos a través de un fichero de texto plano o bien echar mano de alguna de las aplicaciones online especialmente diseñadas para ello.

En el primer caso no podemos considerarlo como un cambio de formato, ya que se trata de extraer la información y trasladarla con el portapapeles, lo mismo sucede con la importación automatizada o a través de insertar el objeto en Excel. También podemos exportar el archivo en formato HTML, pero seguiríamos sin hacer el cambio de formato en sí, la conversión de formato solo sería posible con alguna aplicación externa como mencionamos al final de este artículo. Existen programas de pago para instalar en el ordenador, pero lo cierto es que las aplicaciones web gratuitas, si no necesitamos un resultado perfecto y profesional, son más que suficientes.

Por tanto, vamos a comentar cuáles son las principales formas en las que podemos hacer la conversión de Word a Excel con los puntos fuertes y las desventajas de cada uno de ellos, así como posteriormente indicaremos algunas aplicaciones externas que pueden serte útiles. Recuerda que, si vas a usar apps externas, busca aquellas que son de confianza porque hay muchos peligros en internet cuando queremos descargar algo. Pero, para que os sea sencillo, os daremos una recomendación de programas de terceros que podremos llegar a utilizar.

Copiar y pegar con el portapapeles

Para mover datos de una tabla de Word a Excel sin tener que volverlos a escribir es posible copiarlos directamente desde el procesador de texto y pegarlos en una hoja de cálculo. Ahora bien, todos estos datos se pegarán en una celda individual de nuestro Excel. Sin embargo, si queremos que al pasar información de Word a Excel se mantenga el formato de la tabla, es importante que seleccionemos las filas y columnas de la tabla en Word para pegarlas posteriormente en la hoja de cálculo.

En este punto, deberemos asegurarnos de que no  haya retornos de carro adicionales en las celdas de la tabla, ya que esto provocará que se añadan filas adicionales en Excel. Cuando hayamos seleccionado lo que queremos meter en un documento Excel, tocará pulsar las teclas Ctrl + C a la vez, para copiar la tabla. Después, basta con abrir el programa Excel y hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, en la casilla 1-A. Ahí será donde deberemos presionar las teclas Ctrl + V simultáneamente, para pegar lo que tenemos copiado.

En resumen, tendremos que:

• Seleccionar las filas y columnas de la tabla en Word.
• Darle a Ctrl+ C para copiar.
• Cambiar de programa a Excel.
• Pegar la tabla pulsando en Ctrl + V.

Cuando ya tengamos todo lo anterior, para ajustar el formato, hacemos clic en Opciones de pegado y seguir con esto:

• • Para usar el formato aplicado en las celdas de la hoja de cálculo hacemos clic en Coincidir con formato de destino.
  • Para usar el formato de la tabla de Word, hacemos clic en Mantener formato de origen.

Con formato HTML

Utilizando este formato será más fácil copiar datos y tablas de Microsoft Word a Excel. Para convertir un archivo del procesador de textos a la hoja de cálculo de Microsoft 365 utilizando el formato HTML tendremos que completar nuevamente otra serie de pasos desde este programa. Concretamente, habrá que realizar el siguiente proceso:

• Abrimos el archivo original en Word.
• Hacemos clic en Archivo en la barra superior de menú y después en Guardar como…
• En tipo de archivo elegimos formato HTML y recordamos la ubicación donde lo hemos guardado.
• Abrimos Excel.
• Seleccionamos Archivo y después Abrir.
• Nos dirigimos a la ubicación del archivo guardado anteriormente en formato HTML y lo abrimos.

Una vez que hayamos completado todo este proceso, únicamente nos quedará por comprobar que la información es correcta, este proceso es especialmente útil para archivos con información en tablas. Aunque, también se puede utilizar para otros fines.

Utilizar una macro

Si tienes experiencia en programación en Excel, puedes crear una macro que importe automáticamente los datos de un archivo de Word a Excel. Para hacer esto, utiliza el editor de Visual Basic en Excel para crear la macro y luego configúrala para abrir el archivo de Word y extraer los datos relevantes.

Una macro es una secuencia de comandos automatizados que puedes crear en Excel para llevar a cabo tareas repetitivas. Si tienes conocimientos en programación en Visual Basic for Applications (VBA) y estás familiarizado con el entorno de desarrollo de Excel, puedes crear una macro que importe automáticamente los datos de un archivo de Word a Excel.

Para crear una macro que convierta los datos de un archivo de Word a Excel, necesitarás usar el objeto «Word.Application» y el objeto «Word.Document» en VBA. Puedes abrir el archivo de Word en Excel utilizando la función «Documents.Open» del objeto «Word.Application» y luego copiar los datos relevantes utilizando la función «Range.Copy» del objeto «Word.Document». Luego, puedes pegar los datos en Excel utilizando la función «Range.Paste» de Excel.

Convertir los archivos manualmente

Si tienes un archivo de Word muy complejo y ninguna de las opciones anteriores funciona correctamente, puedes considerar convertir el archivo manualmente. Esto implica copiar y pegar los datos relevantes de Word a Excel uno por uno, lo cual puede ser un proceso largo y tedioso.

Para convertir los datos manualmente, abre el archivo de Word y copia los datos que deseas convertir. Luego, abre Excel y crea una nueva hoja de cálculo. Selecciona la celda donde deseas pegar los datos y luego pega los datos desde Word en esa celda. A continuación, revisa los datos para asegurarte de que se hayan copiado correctamente y ajústalos manualmente si es necesario. Repite este proceso para cada conjunto de datos que quieras convertir.

Qué tener en cuenta

Cuando queremos hacer el cambio de Word a Excel es necesario tener en cuenta que en ocasiones el resultado no es como nos gustaría, por eso podemos tener que adaptarlo en función de nuestras necesidades en función a cuál es el método que hayamos utilizado. Puede que el resultado o formato no sea el mismo, que el texto se pegue en la misma columna o que falle algo en el proceso.

Por eso, es importante que elijas el método más satisfactorio para ti en función de lo que pretendes conseguir. Y, si no queda más remedio, por la razón que sea, siempre podemos pasarnos a las apps de terceros. Aunque, de primeras, habrá que tener en cuenta esta serie de métodos que podremos llevar a cabo con los programas de Microsoft.

Texto en columnas

En el primer caso, habrás pegado el contenido de cada celda de Word en una única celda de Excel. Sin embargo, puedes solucionar esto para mantener el formato original distribuyéndolos en celdas adicionales de una columna. Así, conseguirás que “se separen” los datos para que queden bien. Por ejemplo, puedes dividir el nombre y apellido en dos celdas si aparece el nombre completo, pero esto lo puedes hacer con cualquier información a menos que no sea posible.

Para que esto sea posible, recuerda tener suficientes columnas en blanco a la derecha de la columna que se desea para evitar que estos se sobrescriban sobre otros. Si es posible hacer esto, te quedará muy bien, en caso contrario te puede interesar mantenerlo tal como te queda o probar otra opción. Para ello, los pasos que tendremos que completar serán los siguientes:

• Seleccionar la columna (o celda o intervalo) con los valores de texto que quieres dividir. En este caso será una columna porque te aparecerán todos juntos.
• Ve a la pestaña de datos.
• Darás a Herramienta de Datos.
• Tendrás que elegir Texto en Columnas.
• Sigue las instrucciones del asistente para decidir cómo quieres dividir el texto.
• Podrás ver la vista previa antes de hacerlo.
• Te aparecerá el resultado.

Esto puedes hacerlo con cualquier documento en el que puedes separar datos en diferentes columnas para mejorar la funcionalidad de la tabla. Cada vez que quieras llegar a poner texto en columnas, únicamente tendrás que volver a repetir cada uno de los pasos que os hemos dado.

Imágenes en Excel

Insertar una imagen de Word a una hoja de cálculo de Excel es fácil, pero debemos hacerlo bien para que cuadre con el formato. Los pasos a seguir son:

• En la hoja de cálculo de Excel, haremos clic donde queramos colocar una imagen.
• Cambiaremos a la pestaña Insertar > Ilustraciones y haremos clic en Imágenes.
• Insertar una imagen en Excel desde un ordenador.
• En el cuadro de diálogo Insertar imagen que se abre, buscaremos la imagen de interés, selecciónela y haremos clic en Insertar. Esto colocará la imagen cerca de la celda seleccionada, más precisamente, la esquina superior izquierda de la imagen se alineará con la esquina superior izquierda de la celda.
• Para insertar varias imágenes a la vez, mantendremos presionada la tecla Control mientras seleccionamos las imágenes y luego haremos clic en Insertar.

Ahora solo quedaría reposicionar o cambiar el tamaño de la imagen, o podemos bloquear la imagen en una celda determinada de manera que cambie el tamaño, se mueva, se oculte y se filtre junto con la celda asociada. No se aconseja pegar la imagen directamente, ya que podría variar el formato del resto de las celdas y podría suponer un problema a la hora de imprimirlo.

Convertir tabla en texto

Si el archivo de Word contiene una tabla, puedes utilizar la función «Convertir tabla en texto» para convertirla en texto separado por comas y luego importarla a Excel. Para hacer esto:

• Haz clic en la tabla.
• Haz clic derecho y selecciona «Convertir tabla en texto«.
• Selecciona «Separado por comas» como el delimitador y haz clic en «Aceptar».
• Luego, copia el texto y pégalo en Excel.

Convertir con aplicaciones de terceros

Además de estas opciones que nos ofrecen directamente las herramientas de Office, también es posible echar mano de alguna aplicación online que nos permita convertir un documento de Word a Excel desde el propio navegador y de forma totalmente gratuita. Se trata de conversores a través de webs en el que únicamente debemos subir el archivo y automáticamente cambia el formato de uno a otro.

Y hay que tener en cuenta en todo momento que son opciones mucho más cómodas y rápidas que las anteriores, pero tienen el inconveniente de que quizá puede que no te sientas tan seguro como en el anterior. Es decir, estás subiendo un archivo que puede que tenga información personal y a una web donde no sabemos qué pasará con él. Si te da igual el contenido, es una alternativa rápida y cómoda.

Convertio

Se trata de una web que como su propio nombre indica ha sido diseñada para ofrecer todo tipo de herramientas online para convertir archivos de un formato a otro. Entre todo ello, encontramos justo el que nos interesa en este momento, que es el de convertir un Word a Exce. Más allá de convertir de Word a Excel podemos tener siempre a mano la página gracias a que convierte también vídeo, imágenes, etc. También es compatible con PDF y otros muchos formatos de documentos que siempre tenemos en nuestro ordenador.

Para utilizar Doarser, primero debes ir a su página web, crear una cuenta y luego subir tu archivo de Word a la plataforma. Luego, deberás configurar la plantilla de extracción de datos para que la herramienta pueda reconocer y extraer los datos relevantes de tu archivo de Word. La plantilla de extracción de datos se crea mediante el sistema de extracción de datos visuales de Doarser, que es muy fácil de usar.

Una vez que hayas configurado la plantilla, Doarser extraerá automáticamente los datos de tu archivo de Word y los convertirá en un formato que puedas importar a Excel. La herramienta también puede integrarse con otros servicios en línea, como Google Sheets, lo que te permite automatizar aún más tus flujos de trabajo y ahorrar aún más tiempo.

Sobolsoft MS Word to Excel

Este es otro de los programas más conocidos en lo referente a herramientas que podemos descargar en nuestro ordenador y utilizar con la intención de convertir archivos de Word a Excel. Es un aporte interesante porque, entre otras cosas, no tienes que utilizarlo con el navegador como la mayoría de las opciones gratuitas que te hemos recomendado a lo largo de este artículo.

Es un software veterano que, no obstante, se sigue actualizando. La versión de prueba te proporciona una buena demostración del potencial que tiene el programa, por lo que si te interesa solo tendrás que pulsar en el botón de comprar y hacerte con la licencia para utilizarlo sin límites.

Cuando lo vayas a utilizar tendrás distintas opciones de las que sacar partido. Puedes, por ejemplo, añadir un archivo de DOC de forma individual u optar por un método más rápido como importar toda una carpeta al completo. Una vez hayas elegido los archivos que vas a transformar, el programa te proporciona distintas opciones de conversión, como si quieres dividir el archivo original en varios documentos de Excel. También te puedes encontrar con varias opciones de división, lo que hará que sea más sencillo llegar a obtener el archivo que te interese tener.

No olvides que es posible editar la carpeta de destino. Y si crees que el proceso es complicado, lo que ofrece el programa son varios ejemplos que puedes cargar desde la interfaz general. Con ellos verás que todo es más simple de lo que parece, así que solo tendrás que imitar el proceso que has visto con el ejemplo. Cuando ya tengas todo decidido, solo tendrás que pulsar en el botón de Comenzar conversión y el programa se ocupará de transformar el DOC en Excel con un nivel de velocidad bastante respetable que evitará que tengas que esperar.