Quizás haya personas que todavía no se hayan planteado o hayan necesitado acceder al historial de impresión, sin embargo, es algo que nos puede resultar de gran ayuda. De esta manera, podremos saber si hemos impreso un determinado documento que ahora no encontramos o simplemente si hay alguien que está imprimiendo sin nuestro permiso. Si aún no tienes activada esta opción en tu equipo, vamos a mostrar los pasos a seguir para activar el historial de impresión en Windows 10 y 11 y cómo ver todos los documentos impresos.
Independientemente de la razón por la que queramos acceder a todo lo que ha salido por nuestra impresora, lo bueno es que se trata de una función que podemos activar de forma manual en Windows 10 o Windows 11. El ajuste está algo escondido, pero siguiendo los pasos que mostramos a continuación, cualquier persona por pocos conocimientos que tenga podrá activarlo fácilmente.
Más allá de eso, conoceremos también cómo hacerlo en una impresora en concreto o con alguna herramienta externa pensada para esta función. Además, si no tienes Windows sino Mac o tienes más de un sistema operativo, te mostramos también cómo hacerlo desde este. Por tanto, son varias las alternativas que hay disponibles para ver qué documentos se han impreso con el paso del tiempo.
Activar el historial de impresión en Windows
Como acabamos de indicar, el sistema operativo de Microsoft nos permite activar esta característica para posteriormente, poder ver todo aquello que hemos impreso. Pero si en tu caso no tienes activo o la cola de impresión ha dejado de guardar el histórico de lo que se ha impreso, entonces puedes aplicar alguno de estos dos métodos. Más que nada porque hay dos alternativas disponibles.
Desde el Visor de eventos de Windows
La primera vía es algo más compleja, pero si sigues cada uno de los pasos de este proceso te resultará rápida y sencilla. Se trata de hacer uso del Visor de eventos que hay en Windows para activar el historial de impresión. Para ello, solo hay que hacer lo siguiente:
- Abrimos el Visor de eventos de Windows 10. Podemos hacerlo escribiendo Visor de eventos en la caja de búsqueda de la barra de tareas.
- Desplegamos las opciones bajo Registros de aplicaciones.
- Expandimos la opción Microsoft > Windows > PrintService.
- Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Operativo.
- Seleccionamos Propiedades.
- En la ventana que se nos abre, vamos a la pestaña General.
- Marcamos la casilla Habilitar registro.
- Marcamos la opción Sobrescribir eventos si es necesario.
- Pulsamos sobre el botón Aplicar.
- Clic sobre el botón Aceptar.
En la pestaña General de la ventana de propiedades del registro, podremos indicar también el tamaño máximo del registro de impresión. Como podremos ver, por defecto viene establecido un tamaño de 1028 KB.
De cualquier forma, una vez hecho esto ya habremos activado el historial de impresión de Windows 10 y a partir de ese momento, se registrará todo aquello que saquemos impreso. Ahora, cada vez que queramos consultar los documentos que hemos imprimido, tendremos que volver a abrir al Visor de eventos y realizar los pasos que se muestran a continuación.
Además, ten en cuenta que toda esta serie de pasos no solo te sirven si tienes Windows 10 en el ordenador. También es el método que hay que aplicar para aquellos PC con Windows 11. Y todo porque los menús no han cambiado y hay que seguir igualmente este proceso con cada uno de sus pasos para activar el historial de impresión en el sistema operativo de Microsoft.
Desde la Configuración
Si el anterior método te resulta más complejo, puedes recurrir a la aplicación nativa Configuración que hay en Windows, tanto desde Windows 10 como 11. Una vez dentro de estos ajustes, haz lo siguiente:
- Entra en la pestaña de Bluetooth y dispositivos.
- Luego pulsa sobre Impresoras y escáneres. Como alternativa puedes teclear la combinación Windows + i.
- Una vez dentro de este menú, toca sobre la impresora que quieres consultar y luego ve a Propiedades de impresora. Ten en cuenta que es necesario ir a la sección de Avanzado y activar la pestaña de Conservar documentos impresos.
- El último paso es guardar los cambios para que se apliquen.
Ver todo lo que has imprimido en Windows
Dentro del propio sistema operativo existe más de una manera de acceder al listado de documentos imprimidos por una impresora, así que te vamos a comentar cuáles son estas y los pasos que debes seguir para ver la información que te interesa. Así podrás elegir entre varias opciones:
En el visor de eventos
Llegados a este punto muchos se preguntarán cómo podemos ver todo lo que se ha impreso. Para ello, lejos de acceder a la impresora o propiedades de la misma, tendremos que volver a echar mano del Visor de eventos de Windows 10 y seguir estos pasos:
- Abrimos el Visor de eventos.
- Vamos al derecho Acciones.
- Hacemos clic sobre la opción Abrir registro guardado.
- Nos abrirá una ventana con la ruta donde se guarda el historial de impresión.
- Abrimos el archivo y podremos ver todos los eventos de impresión.
Historial de una impresora concreta
Es posible que simplemente te interese ver el historial de documentos imprimidos en una impresora en concreto y no todo lo que se ha enviado a imprimir dentro de un sistema operativo. Puedes tener diferentes impresoras o equipos multifunción, pero que solo te interese uno de ellos. Para eso tendremos que completar unos pasos que giran en torno a la configuración de la impresora en Windows 10:
- Lo primero que debemos hacer es acceder a la cola de impresión, que lo más probable es que esté vacía. Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón sobre el Menú Inicio de Windows y pulsamos en Configuración.
- Seleccionamos Dispositivos y después pulsamos en Impresoras y escáneres.
- Buscamos la impresora elegida y volvemos a hacer clic con el botón derecho para elegir Abrir cola. Así accederemos a la lista de documentos pendientes de impresión.
- Aún no verás documentos ya imprimidos en el pasado, es el registro que tenemos que activar pulsando en Impresora en la barra de menú superior de esa misma ventana.
- Después haremos clic en Propiedades.
- Elegimos la impresora de nuevo y pulsamos dentro de Impresoras y escáneres en istrar.
- Vamos a Avanzado.
- Activamos la casilla Conservar documentos impresos.
- Pulsamos en Aceptar para guardar los cambios realizados.
Desde este momento en adelante podrás ver la lista completa de documentos en la Cola de impresión, tanto los que se están imprimiendo, como los que están en cola a la espera para ser imprimidos como todo el historial de documentos imprimidos en ese dispositivo. Este tipo de acciones también se pueden realizar en versiones anteriores de Windows, aunque el proceso sí que puede variar.
Hay tres versiones del programa: Personal, Professional o Enterprise, con precios respectivos de una licencia de 49 dólares, 169 dólares o 199 dólares. Además, se da la opción de adquirir la licencia Personal para uso doméstico con un precio reducido de 24,50 dólares. Como indicábamos, las tres versiones tienen su propia versión de prueba de 30 días.
